8 dicas para controle de licenciamento

Fazer ‘mais com menos’ é uma obrigação para os gestores de TI. Uma das principais medidas que os gestores vêm tomando nos últimos tempos, diz respeito ao controle de licenciamento de software.

A gestão de TI é fundamental para a otimização do uso dos softwares e também para a sua utilização devidamente alinhada aos direitos das licenças.

O gerenciamento de ativos de TI é essencial para o aumento da vida útil dos equipamentos e controle dos ciclos de vida do parque.

Por diversas razões, observo poucas organizações realizando um controle efetivo de suas licenças. Duas consequências mais recorrentes são pagamentos de multas por uso inadequado dos softwares ou a compra de licenças sem necessidade.

As 8 dicas para melhorar controle de licenciamento de software

1. Faça a equipe reconhecer a importância do controle das licenças

controle de licenciamento de software

Promova aos profissionais de TI a importância do controle de licenciamento de software para a organização através de programas de treinamento.

Enfatize que o gerenciamento adequado das licenças evita o pagamento de multas de conformidade e reduz a compra excessiva de softwares. O desperdício de recursos nos dias de hoje é um luxo que não podemos nos dar.

2. Atribua funções e responsabilidades ao pessoal de TI

Os gestores de TI devem delegar a função de monitoramento das licenças a um ou mais profissionais, isto vai depender do número de ativos de software que a empresa possui, é claro.

O controle de ativos de software não é uma tarefa temporária realizada uma vez ao mês ou ao ano. Este controle deve ser contínuo para assegurar que a utilização dos softwares estejam em conformidade com as licenças de uso.

3. Documente as políticas e os procedimentos de gerenciamento

Para um monitoramento adequado, a documentação formal sobre as políticas e os procedimentos é crucial para o controle de licenciamento de software.

Isto lhe permitirá uma melhor compreensão e a possibilidade de estar em conformidade no uso dos softwares, eliminando assim os riscos de multa.

4. Obtenha um inventário de software preciso

Com um bom inventário de software, os gestores conseguem saber se um determinado software está devidamente licenciado e acompanhar se está apresentando erros ou problemas de compatibilidade. Desta forma o gestor de TI pode atuar proativamente. Um inventário de software também indica a necessidade ou não de a empresa adquirir novas licenças, com base em sua real necessidade.

5. Registre adequadamente todas as aquisições e implementações

Ao adquirir uma licença de software, os gestores devem rapidamente registrá-la para que o processo de gerenciamento de ativos durante o tempo em que eles se encontram no ambiente empresarial seja, de fato, efetivo. Devem ser registrados não somente os processos de aquisição, como também os de implementação.

Com estes procedimentos a empresa terá total controle dos ativos que entram e são implementados no ambiente.

6. Acompanhe os processos de retirada de softwares

Em empresas em que não há um efetivo controle dos licenciamentos, os gestores se esquecem de remover os softwares que não estão mais sendo utilizados ou, em alguns casos, simplesmente ignoram esta importante tarefa.

Você não imagina o quanto planejamento e acompanhamento dos processos de retirada de software efetivos, podem trazer muitos benefícios para a empresa, como:

Mas o que eles provavelmente não sabem é o planejamento e o acompanhamento dos processos de retirada de software efetivos podem trazer muitos benefícios para a empresa, como:

  • Otimização dos custos: graças ao reuso ou a retirada de softwares de computadores obsoletos ou não mais utilizados pelos colaboradores;
  • Mitigação de riscos: por meio da retirada adequada dos softwares dos computadores ou servidores, de acordo com os direitos de uso estabelecidos pelo fornecedor;
  • Atualização de inventários: os registros de softwares permanecem precisos, o que possibilita a identificação de softwares que precisam ou não serem adquiridos.

7. Avalie periodicamente os direitos de uso

Alguns gestores de TI não conciliam os direitos de uso que adquirirem com o que está implantado no ambiente empresarial e acabam pagando um preço irreal pelos softwares que os colaboradores estão utilizando. É por isso que eles precisam avaliar periodicamente os direitos de uso e contatar os fornecedores para adequá-las às necessidades da organização. Esta dica é muito importante para o caixa da empresa.

8. Adote uma tecnologia que auxilie no gerenciamento

Muitas empresas, que controlam o licenciamento de software, optam por realizar esta tarefa de maneira manual, através de planilhas do Excel. Estas, além de exigirem a coleta e a inserção manual de dados – o que leva muito tempo, também não permitem que os gestores coletem informações relacionadas à utilização dos softwares que são extremamente importantes para suas tomadas de decisão, como:

  • Quais softwares a empresa possui;
  • Em que computadores os softwares estão instalados;
  • Quais softwares estão sendo usados pela equipe, e quais não estão;
  • Se a utilização de cada software está em conformidade com as licenças;
  • Quando as licenças devem ser renovadas;
  • O prazo de vencimento das licenças ou as rescisão do contrato;
  • Como os softwares foram configurados.

Mas ao adotar um software de gerenciamento de ativos de TI, como o Force 1, os gestores conseguem obter melhor controle de licenciamento com todas informações de forma automática, independentemente do número de licenças de software adquiridas.

Gerenciar proativamente os problemas de conformidade de software, evitar a compra excessiva de licenças, otimizar o seu uso e negociar contratos com os fornecedores.

Acompanhou todas as nossas dicas? Agora é hora de colocá-las em prática e controlar adequadamente o licenciamento de software na sua empresa! Aproveite para conhecer a nossa solução ou deixar suas dúvidas nos comentários!

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