Hacer "más con menos" es una obligación para los responsables de TI. Una de las principales medidas que adoptan los gestores últimamente es controlar las licencias de software.
La gestión informática es clave para optimizar el uso de los programas informáticos y también para garantizar que se utilizan respetando los derechos de licencia.
Los 8 consejos para mejorar el control de las licencias de software
La gestión de activos informáticos es esencial para aumentar la vida útil de los equipos y controlar los ciclos de vida de la flota.
Por diversas razones, veo que pocas organizaciones controlan eficazmente sus licencias. Dos de las consecuencias más recurrentes son el pago de multas por un uso inadecuado del software o la compra innecesaria de licencias.
Resumen
Conseguir que el personal reconozca la importancia del control de las licencias
Haga hincapié en que una gestión adecuada de las licencias evita el pago de multas por incumplimiento y reduce las compras excesivas de software. Malgastar recursos hoy en día es un lujo que no nos podemos permitir.
Asignar funciones y responsabilidades al personal informático
Los responsables de TI deben delegar la tarea de supervisar las licencias en uno o varios profesionales, en función del número de activos de software que tenga la empresa, por supuesto.
El control de los activos de software no es una tarea temporal que se realiza una vez al mes o al año. Este control debe ser continuo para garantizar que el software se utiliza de acuerdo con las licencias.
Políticas y procedimientos de gestión de documentos
Para una supervisión adecuada, la documentación formal de políticas y procedimientos es crucial para el control de las licencias de software.
Esto le proporcionará una mejor comprensión y la posibilidad de cumplir la normativa en el uso del software, eliminando así el riesgo de multas.
Obtenga un inventario preciso del software
Con un buen inventario de software, los responsables pueden averiguar si un determinado programa tiene la licencia adecuada y controlar si presenta errores o problemas de compatibilidad. De este modo, el responsable de TI puede actuar de forma proactiva. Un inventario de software también indica si la empresa necesita o no adquirir nuevas licencias, en función de las necesidades reales.
Registrar correctamente todas las adquisiciones e implantaciones
Al adquirir una licencia de software, los gestores deben registrarla rápidamente para que el proceso de gestión de activos durante el tiempo que esté en el entorno empresarial sea realmente eficaz. No sólo deben registrarse los procesos de adquisición, sino también los de implantación.
Con estos procedimientos, la empresa tendrá un control total de los activos que entran y se implantan en el entorno.
Seguimiento de los procesos de retirada de software
En las empresas en las que no existe un control eficaz de las licencias, los directivos se olvidan de retirar el software que ya no se utiliza o, en algunos casos, simplemente ignoran esta importante tarea.
No se imagina hasta qué punto una planificación y supervisión eficaces de los procesos de retirada de software pueden reportar muchos beneficios a la empresa, como por ejemplo
Pero de lo que probablemente no se dan cuenta es de que planificar y supervisar procesos eficaces de retirada de software puede reportar muchas ventajas a la empresa, como por ejemplo
Evaluar periódicamente los derechos de uso
Optimización de costes: gracias a la reutilización o eliminación de programas informáticos de ordenadores obsoletos o que ya no utilizan los empleados;
Mitigación de riesgos: eliminando adecuadamente el software de los ordenadores o servidores, de acuerdo con los derechos de uso establecidos por el proveedor;
Actualización de inventariosLos registros de software siguen siendo precisos, lo que permite identificar los programas que deben adquirirse o no.
Adopte una tecnología que le ayude a gestionar su empresa
Muchas empresas que controlan las licencias de software optan por llevar a cabo esta tarea manualmente, utilizando hojas de cálculo de Excel. Estas no solo requieren la recopilación e introducción manual de datos -lo que lleva mucho tiempo-, sino que además no permiten a los gestores recopilar información relacionada con el uso de software que es sumamente importante para su toma de decisiones, como por ejemplo:
- De qué software dispone la empresa;
- Qué programas utiliza el equipo y cuáles no;
- En qué ordenadores está instalado el software;
- Si el uso de cada programa cumple las licencias;
- Cuándo deben renovarse las licencias;
- La fecha de expiración de las licencias o de rescisión del contrato;
- Cómo se configuró el software.
Pero al adoptar Gestión de activos informáticos los gestores pueden obtener un mejor control de las licencias con toda la información de forma automática, independientemente del número de licencias de software adquiridas.
Gestionar proactivamente conformidad del softwareEsto significa evitar la compra excesiva de licencias, optimizar su uso y negociar contratos con los proveedores.
DESCARGAR HOJA DE CÁLCULO PARA EL CONTROL DE LICENCIAS DE SOFTWARE
