Cualquiera que piense en un departamento informático ya se imagina que las únicas responsabilidades son arreglar ordenadores y mantener la red en funcionamiento. Por supuesto, esto forma parte de la rutina, pero el trabajo de un departamento informático va mucho más allá en sus responsabilidades.
Resumen
Sin embargo, una de las obligaciones fundamentales de estos profesionales es la creación y gestión de la sistema de inventario de TI, elaborado a partir de los activos de TI (hardware, software y usuarios).
En el artículo de hoy hablaremos un poco de esto y de lo importante que es una buena gestión de los activos. Después de todo, ¿qué es un Sistema de inventario informático? Seguimiento:
¿Qué son los activos informáticos?
¿Qué son los activos informáticos en el sistema de inventario?
En primer lugar, un activo informático es la información relacionada con el usuario, el sistema o el hardware que pertenecen a la empresa y que se utilizan en el curso de las actividades empresariales. En resumen, las principales clases de activos son: hardware, software y usuarios.
Se agrupan y denominan inventario o cartera. Entre ellas, se pueden crear otras clases en función de las peculiaridades de la empresa en su inventario. Vea ejemplos de una de estas clases:
Hardware
En esta clase se insertan los dispositivos (ordenador portátil, teléfonos móviles, tabletas, ordenadores de sobremesa), impresoras, servidores, routers. En definitiva, todo aquello que tenga conectividad con la red, con las personas o que genere información. Del mismo modo, se incluyen todas las piezas de hardware de la empresa, como placas base, procesadores, tarjetas de red, ratones, teclados, monitores, etc.
Software
En este aspecto, en principio, están presentes licencias, versiones, endpoints, servicios en la nube y aplicaciones. Implica la recopilación de información sobre todos los programas informáticos utilizados en la empresa, el cruce de información y, posteriormente, la toma de decisiones en la gestión de activos. Junto con el activo "usuarios", permite la elaboración de políticas para aumentar la productividad (consulta este otro artículo sobre los aumento de la productividad).
Usuarios
En este activo, el personal informático recopila datos sobre cómo acceden los usuarios a sus dispositivos (tiempos de inicio y cierre de sesión) y qué programas se utilizan (por pantalla activa, por ejemplo). Esto significa que el activo "usuario" mide la productividad dentro de la empresa.
Siguiendo con el ejemplo de las existencias, no basta con saber lo que hay dentro del almacén. En otras palabras, es necesario que la información sobre los activos se utilice a favor de la empresa. Y esta es la tarea de la gestión de activos informáticos.
Gestión de activos informáticos
Es principalmente en la gestión de activos donde el equipo de TI es responsable de desarrollar y mantener políticas, normas, procesos, sistemas y medidas que se relacionen coherentemente con la cartera de riesgos, costes y controles de la empresa. El control de estos activos o gestión de activos es entonces el conjunto de prácticas que reducen costes y optimizan las estrategias de decisión dentro del departamento de TI, al tiempo que aumentan la comprensión del valor empresarial de la propia TI.
Inventario de activos
Esta gestión implica recopilar y realizar un inventario de los activos. Con un control estricto, se consigue un uso más eficiente de los recursos, eliminando despilfarros, gastos futuros y aumentando la eficacia. Un ejemplo de ello es el seguimiento del ciclo de vida del software. Es la función de la gestión de activos no dejar caducar las licenciasque los servicios en la nube se renuevan innecesariamente e evitar que se sigan utilizando versiones de software obsoletas.
En este escenario podemos ilustrar la siguiente situación. Si existe la necesidad de adquirir nuevas licencias, una consulta del inventario de software nos permitirá analizar cuántas licencias están inactivas. De este modo, el gestor puede adquirir sólo la diferenciaahorrar y optimizar el uso de programas informáticos. Esto también se aplica al hardware inactivo.
Debido a su complejidad, una gestión de inventarios de calidad se lleva a cabo mediante software especializado. Estos programas se comprometen a agregar los nuevos activos de forma automatizada, mantener el control sobre el ciclo de vida de todos los activos y generar informes elaborados al respecto.
Sin embargo, una buena gestión de activos sólo es posible con la colaboración de todo el equipo y, en especial, de la alta dirección. Como responsable informático, es su deber elaborar un buen plan y presentar todas las ventajas de la gestión de estos activos para justificar la adquisición de un software especializado. Seguro que su empresa no se arrepentirá.
¿Quiere saber más sobre activos informáticos e inventario?
Póngase en contacto con nosotros Siga consultando nuestro blog para saber más sobre gestión de equipos y soluciones informáticas.
