¿Qué es un sistema de inventario de TI?

Cualquiera que esté pensando en un departamento de TI ya se imagina que las únicas responsabilidades son reparar las computadoras y mantener la red en funcionamiento. Por supuesto, esto es parte de la rutina, pero el trabajo de un departamento de TI va más allá de sus responsabilidades.

Sin embargo, una de las obligaciones fundamentales de estos profesionales es la creación y gestión de sistema de inventario de TI, elaborado a partir de activos de TI (hardware, software y usuarios). En el artículo de hoy vamos a hablar un poco sobre esto y cuál es la importancia de una buena gestión de activos. Después de todo, ¿qué es un Sistema de inventario de TI? Seguir:

¿Qué son los activos de TI? en el sistema de inventario?

En primer lugar, un activo de TI es información relacionada con el usuario, sistema o hardware que pertenece a la empresa y que se utiliza en el curso de las actividades comerciales. En resumen, las principales clases de activos son: hardware, software y usuarios. Estos se agrupan y se denominan inventario o cartera. Entre estos, se pueden crear otras clases según las peculiaridades de la empresa en su inventario. Vea ejemplos de una de estas clases:

Hardware

Sistema de inventario de hardware

Esta clase incluye dispositivos (portátiles, teléfonos móviles, tabletas, escritorios), impresoras, servidores, enrutadores. De todos modos, todo lo que tenga conectividad con la red, con las personas o que genere información. Asimismo, se incluyen todas las partes de hardware de la empresa, como placas base, procesadores, tarjetas de red, mouse, teclado, monitores, etc.

Software

En este sentido, en principio, están presentes licencias, versiones, endpoints, servicios en la nube y aplicaciones. Implica recopilar información sobre todo el software utilizado en la empresa, cruzar información y, posteriormente, tomar decisiones en la etapa de gestión de activos. Junto con el activo "usuarios", permite el desarrollo de políticas para aumentar la productividad (consulte este otro artículo sobre la aumento de productividad).

Usuarios

En este activo, el equipo de TI recopila datos sobre cómo los usuarios acceden a sus dispositivos (horas de inicio y cierre de sesión) y qué programas se están utilizando (a través de la pantalla activa, por ejemplo). Esto significa que el activo del "usuario" mide la productividad dentro de la empresa.

Como un stock, no basta con saber qué hay dentro del almacén. Es decir, es necesario que la información sobre los activos se utilice a favor de la empresa. Y esta es la asignación de la gestión de activos de TI.

Gestión de activos de ti

Principalmente, es en la gestión de activos que el equipo de TI es responsable, en el desarrollo y mantenimiento de políticas, estándares, procesos, sistemas y medidas que están consistentemente relacionados con el portafolio de la compañía en términos de riesgos, costos y controles. El control de estos activos o la gestión de activos es, entonces, el conjunto de prácticas que reducen los gastos y optimizan las estrategias de toma de decisiones dentro del departamento de TI y, al mismo tiempo, aumentan la comprensión del valor comercial de las TI en sí.

Inventario de activos

Esta gestión implica la recolección y realización de un inventario de activos. Con un estricto control se obtiene un uso más eficiente de los recursos, se eliminan desperdicios, gastos futuros y se aumenta la eficiencia. Un ejemplo de esto es el seguimiento del ciclo de vida del software. Es la función de la gestión de activos. no permita que caduquen las licencias, qué los servicios en la nube se renovarán innecesariamente y evitar que se sigan utilizando versiones obsoletas de software.

En este escenario, podemos ilustrar la siguiente situación. Si es necesario adquirir nuevas licencias, una consulta del inventario de software le permitirá analizar cuántas licencias están inactivas. De esta forma, el gerente puede adquirir solo la diferencia, ahorrando y optimizando el uso de software. Esto también es válido para el hardware inactivo.

Debido a su complejidad, la gestión de inventarios de calidad se realiza mediante software especializado. Estos softwares tienen el compromiso de agregar nuevos activos de forma automatizada, mantener el control sobre el ciclo de vida de todos los activos y generar informes elaborados al respecto.

Sin embargo, una buena gestión de activos solo es posible con la colaboración de todo el equipo y especialmente de la alta dirección. Como gerente de TI, es su deber preparar una buena planificación y presentar todos los beneficios de administrar estos activos para justificar la obtención de software especializado. Seguro que tu empresa no se arrepentirá.

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