O que é um sistema de inventário de TI?

Quem pensa em um departamento de TI já imagina que as únicas responsabilidades são consertar computadores e manter a rede funcionando. Claro que isso faz parte da rotina, mas o trabalho de um departamento de TI vai muito além em suas responsabilidades.

Entretanto, uma das obrigações fundamentais desses profissionais é a criação e gestão do sistema de inventário de TI, elaborada a partir de ativos de TI (hardware, software e usuários). No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre isso e qual a importância de uma boa gestão de ativos. Afinal, o que é um sistema de inventário de TI? Acompanhe:

O que são ativos de TI no sistema de inventário?

Primeiramente, um ativo de TI é a informação relacionada ao usuário, sistema ou hardware pertencente à empresa e que são usados no decorrer das atividades empresariais. Em resumo, as principais classes de ativos são: hardware, software e usuários. Estes são agrupados e recebem o nome de inventário ou portfólio. Dentre estas, podem-se criar outras classes de acordo com as peculiaridades da empresa em seu inventário. Confira exemplos de uma destas classes:

Hardware

Sistema de Inventário Hardware

Nesta classe, estão inseridos os dispositivos (laptop, celulares, tablets, desktops), impressoras, servidores, roteadores. Enfim, tudo aquilo que possui conectividade com a rede, com pessoas ou que gere informação. Similarmente estão inclusos todas as peças de hardware da empresa, como as placas-mãe, processadores, placas de rede, mouse, teclado, monitores, etc.

Software

Neste quesito, em princípio estão presentes as licenças, versões, endpoints, serviços em nuvem e aplicativos. Envolve a coleta de informações acerca de todos os softwares utilizados na empresa, cruzamento de informações e, posteriormente, a tomada de decisões na etapa do gerenciamento de ativos. Em conjunto com o ativo “usuários”, permite a elaboração de políticas para aumento de produtividade (confira este outro artigo sobre o aumento de produtividade).

Usuários

Neste ativo, a equipe de TI coleta dados sobre como os usuários estão acessando seus dispositivos (horário de login e logoff) e quais os programas que estão sendo utilizados (pela tela ativa, por exemplo). Isso significa que o ativo “usuário” mede a produtividade dentro da empresa.

A exemplo de um estoque, não basta saber o que há dentro do armazém. Ou seja, é necessário que as informações sobre os ativos sejam utilizadas em favor da empresa. E esta é a atribuição do gerenciamento de ativos de TI.

Gestão de ativos de TI

Primordialmente, É na gestão dos ativos que está a responsabilidade da equipe de TI, no desenvolvimento e manutenção de políticas, padrões, processos, sistemas e medidas que se relacionem de forma coerente com o portfólio da empresa quanto aos riscos, custos e controles. O controle destes ativos ou gestão de ativos é, então, o conjunto de práticas que reduzem os gastos e otimizam as estratégias de decisões dentro do departamento de TI e ao mesmo tempo em aumenta o entendimento do valor de negócio da própria TI.

Inventário dos ativos

Essa gestão envolve coletar e realizar um inventário dos ativos. Com um controle rígido, obtêm-se um aproveitamento mais eficiente dos recursos, elimina desperdícios, gastos futuros e aumenta a eficiência. Um exemplo disso é o acompanhamento do ciclo de vida dos softwares. É a função da gestão de ativos não permitir que licenças expirem, que serviços em nuvem sejam renovados desnecessariamente e evitar que versões obsoletas de softwares continuem sendo usadas.

Neste cenário podemos ilustrar a seguinte situação. Caso exista a necessidade de compra de novas licenças, uma consulta ao inventário de software permitirá analisar quantas licenças estão ociosas. Dessa maneira, o gestor pode adquirir apenas a diferença, economizando e otimizando o uso de software. Isso também é válido para hardwares ociosos.

Pela sua complexidade, uma gestão de inventário com qualidade é realizada por meio de softwares especializados. Estes Softwares comprometem-se em agregar os novos ativos de forma automatizada, manter controle sobre o ciclo de vida de todos os ativos e gerar relatórios elaborados sobre isso.

Contudo, uma boa gestão de ativos só é possível com a colaboração de toda equipe e principalmente da alta gerência. Como gestor de TI, é seu dever elaborar um bom planejamento e apresentar todos os benefícios da gestão desses ativos de forma a justificar a obtenção de um software especializado. Com certeza sua empresa não irá se arrepender.

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