Hacer "más con menos" es una obligación para los responsables de TI. Una de las principales medidas que adoptan los gestores en los últimos tiempos se refiere al control de las licencias de software.
La gestión informática es fundamental para optimizar el uso de los programas informáticos y también para que su utilización se ajuste debidamente a los derechos de licencia.
Los 8 consejos para mejorar el control de las licencias de software
La gestión de activos informáticos es esencial para aumentar la vida útil de los equipos y controlar los ciclos de vida del parque.
Por varias razones, veo que pocas organizaciones realizan un control eficaz de sus licencias. Dos de las consecuencias más recurrentes son el pago de multas por uso inadecuado del software o la compra de licencias sin necesidad.
Resumen
Hacer que el personal reconozca la importancia del control de las licencias
Haga hincapié en que una gestión adecuada de las licencias evita el pago de multas por incumplimiento y reduce las compras excesivas de software. Malgastar recursos hoy en día es un lujo que no nos podemos permitir.
Asignar funciones y responsabilidades al personal informático
Los responsables de TI deben delegar la función de supervisión de licencias en uno o varios profesionales, lo que dependerá del número de activos de software que tenga la empresa, por supuesto.
El control de los activos de software no es una tarea temporal que se realiza una vez al mes o al año. Este control debe ser continuo para garantizar que el uso del software se ajusta a las licencias de uso.
Políticas y procedimientos de gestión de documentos
Para una supervisión adecuada, la documentación formal sobre políticas y procedimientos es crucial para el control de las licencias de software.
Esto le proporcionará una mejor comprensión y la capacidad de cumplir las normas en el uso del software, eliminando así el riesgo de multa.
Obtenga un inventario preciso del software
Con un buen inventario de software, los gestores pueden saber si un determinado programa tiene la licencia adecuada y controlar si presenta errores o problemas de compatibilidad. De este modo, el responsable de TI puede actuar de forma proactiva. Un inventario de software también indica la necesidad o no de que la empresa adquiera nuevas licencias, en función de sus necesidades reales.
Registrar correctamente todas las adquisiciones e implantaciones
Al adquirir una licencia de software, los gestores deben registrarla rápidamente para que el proceso de gestión de los activos durante su permanencia en el entorno empresarial sea, de hecho, eficaz. No sólo hay que registrar los procesos de adquisición, sino también los de aplicación.
Con estos procedimientos, la empresa tendrá un control total de los activos que entran y se implantan en el entorno.
Seguimiento de los procesos de retirada de software
En las empresas en las que no existe un control eficaz de las licencias, los directivos se olvidan de eliminar el software que ya no se utiliza o, en algunos casos, simplemente ignoran esta importante tarea.
No se imagina cómo una planificación y supervisión eficaces de los procesos de retirada de software pueden reportar muchos beneficios a la empresa, como por ejemplo
Pero lo que probablemente no sepan es que planificar y seguir unos procesos eficaces de retirada de software puede reportar muchos beneficios a la empresa, como:
Evaluar periódicamente los derechos de uso
Optimización de costes: gracias a la reutilización o eliminación de programas informáticos de ordenadores obsoletos o que ya no utilizan los empleados;
Mitigación de riesgos: mediante la eliminación adecuada del software de los ordenadores o servidores de acuerdo con los derechos de uso establecidos por el proveedor;
Actualización del inventario: los registros de software siguen siendo exactos, lo que permite identificar el software que necesita o no comprarse.
Adoptar una tecnología que ayude a la gestión
Muchas empresas que controlan las licencias de software optan por realizar esta tarea manualmente, a través de hojas de cálculo Excel. Éstas, además de requerir la recogida e introducción manual de datos -lo que lleva mucho tiempo-, tampoco permiten a los gestores recopilar información relacionada con el uso de programas informáticos que es sumamente importante para su toma de decisiones, como:
- De qué software dispone la empresa;
- Qué programas utiliza el equipo y cuáles no;
- En qué ordenadores está instalado el software;
- Si el uso de cada software es conforme a las licencias;
- Cuándo deben renovarse las licencias;
- La fecha de expiración de las licencias o de rescisión del contrato;
- Cómo se configuró el software.
Pero al adoptar una Gestión de activos informáticos los gestores obtienen un mejor control de las licencias con toda la información de forma automática, independientemente del número de licencias de software adquiridas.
Gestionar proactivamente los problemas de conformidad del softwareevitar la compra excesiva de licencias, optimizar su uso y negociar contratos con los proveedores.
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