8 consejos de control de licencias

Hacer 'más con menos' es una obligación para los gerentes de TI. Una de las principales medidas que los gerentes han estado tomando recientemente se refiere al control de las licencias de software.

La gestión de TI es fundamental para optimizar el uso del software y también para su uso, debidamente alineado con los derechos de licencia.

La gestión de activos de TI es fundamental para prolongar la vida útil de los equipos y controlar los ciclos de vida del parque.

Por varias razones, veo que pocas organizaciones llevan a cabo un control efectivo sobre sus licencias. Dos consecuencias más recurrentes son el pago de multas por uso indebido del software o la compra de licencias innecesariamente.

Los 8 consejos para mejorar el control de licencias de software

1.Hacer que el equipo reconozca la importancia del control de licencias.

control de licencias de software

Promova aos profissionais de TI a importância do controle de licenciamento de software para a organização através de programas de treinamento.

Haga hincapié en que la gestión de licencias adecuada evita el pago de multas por cumplimiento y reduce las compras excesivas de software. El desperdicio de recursos en estos días es un lujo que no podemos permitirnos.

2. Asignar roles y responsabilidades al personal de TI

Los gerentes de TI deben delegar la función de monitoreo de licencias a uno o más profesionales, esto dependerá de la cantidad de activos de software que tenga la empresa, por supuesto.

El control de los activos de software no es una tarea temporal que se realiza una vez al mes o al año. Este control debe ser continuo para garantizar que el uso del software cumpla con las licencias de uso.

3. Documentar las políticas y los procedimientos de gestión.

Para un seguimiento adecuado, la documentación formal de las políticas y los procedimientos es fundamental para controlar las licencias de software.

Esto le dará una mejor comprensión y la posibilidad de cumplir con el uso del software, eliminando así el riesgo de una multa.

4. Obtenga un inventario de software preciso

Con un buen inventario de software, los gerentes pueden saber si cierto software tiene la licencia adecuada y monitorear si muestra errores o problemas de compatibilidad. De esta manera, el gerente de TI puede actuar de manera proactiva. Un inventario de software también indica si la empresa necesita adquirir nuevas licencias, en función de su necesidad real.

5. Registre adecuadamente todas las adquisiciones e implementaciones

Al comprar una licencia de software, los gerentes deben registrarla rápidamente para que el proceso de gestión de activos durante el tiempo que estén en el entorno empresarial sea, de hecho, eficaz. No solo se deben registrar los procesos de adquisición, sino también los procesos de implementación.

Con estos trámites, la empresa tendrá el control total de los activos que ingresan y se implementan en el entorno.

6. Siga los procesos de retiro de software

En las empresas donde no existe un control efectivo de las licencias, los gerentes se olvidan de eliminar el software que ya no se usa o, en algunos casos, simplemente ignoran esta importante tarea.

No se puede imaginar cuántos beneficios de la planificación y el seguimiento de los procesos de retirada de software efectivos pueden aportar a la empresa, tales como:

Pero lo que probablemente no saben es que la planificación y el monitoreo de procesos efectivos de retiro de software pueden traer muchos beneficios a la empresa, tales como:

  • Optimización de costos: gracias a la reutilización o eliminación de software informático obsoleto o que ya no se utiliza por parte de los empleados;
  • Mitigación de riesgos: mediante la eliminación adecuada de software de computadoras o servidores, de acuerdo con los derechos de uso establecidos por el proveedor;
  • Actualización de inventario: los registros de software siguen siendo precisos, lo que permite identificar el software que debe comprarse o no.

7. Evaluar periódicamente los derechos de uso

Algunos gerentes de TI no concilian los derechos de uso que adquieren con lo que se implementa en el entorno empresarial y terminan pagando un precio poco realista por el software que utilizan los empleados. Es por ello que necesitan evaluar periódicamente los derechos de uso y contactar con los proveedores para adaptarlos a las necesidades de la organización. Este consejo es muy importante para el cajero de la empresa.

8. Adopte tecnología que ayude a gestionar

Muchas empresas, que controlan las licencias de software, optan por realizar esta tarea manualmente, utilizando hojas de cálculo de Excel. Estos, además de requerir la recopilación e inserción manual de datos, que lleva mucho tiempo, tampoco permiten a los gerentes recopilar información relacionada con el uso de software que es extremadamente importante para su toma de decisiones, como:

  • Qué software tiene la empresa;
  • En qué computadoras está instalado el software;
  • Qué software está utilizando el equipo y cuál no;
  • Si el uso de cada software cumple con las licencias;
  • Cuándo deben renovarse las licencias;
  • El plazo de vencimiento de las licencias o rescisión del contrato;
  • Cómo se configuró el software.

Pero al adoptar software de Gestión de activos de TIAl igual que Force 1, los gerentes pueden obtener un mejor control de las licencias con toda la información automáticamente, independientemente del número de licencias de software adquiridas.

Gestionar proactivamente cumplimiento de software, evitar la compra excesiva de licencias, optimizar su uso y negociar contratos con proveedores.

¿Seguiste todos nuestros consejos? ¡Ahora es el momento de ponerlos en práctica y controlar adecuadamente las licencias de software en su empresa! ¡Aprovecha para conocer nuestra solución o deja tus dudas en los comentarios!

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