8 consejos de control de licencias

¿Haz más con menos? es imprescindible para los administradores de TI. Una de las principales medidas que los directivos han estado tomando en los últimos tiempos se refiere al control de las licencias de software.

La gestión de TI es fundamental para optimizar el uso del software y también para que su uso esté debidamente alineado con los derechos de licencia.

La gestión de activos de TI es esencial para aumentar la vida útil de los equipos y controlar los ciclos de vida de los parques.

Por varias razones, veo pocas organizaciones realizando un control efectivo de sus licencias. Dos consecuencias más frecuentes son el pago de multas por uso indebido del software o la compra innecesaria de licencias.

Los 8 consejos para mejorar el control de licencias de software

1. Hacer que el equipo reconozca la importancia de controlar las licencias

Enfatice que la gestión adecuada de licencias evita el pago de multas por cumplimiento y reduce la sobrecompra de software. Desperdiciar recursos en estos días es un lujo que no podemos permitirnos.

2. Asignar funciones y responsabilidades al personal de TI

Los administradores de TI deben delegar la función de monitoreo de licencias a uno o más profesionales, esto dependerá de la cantidad de activos de software que tenga la empresa, por supuesto.

El seguimiento de los activos de software no es una tarea temporal que se realiza una vez al mes o al año. Este control debe ser continuo para asegurar que el uso del software cumple con las licencias de uso.

3. Políticas y procedimientos de gestión de documentos

Para un control adecuado, la documentación formal de las políticas y los procedimientos es fundamental para el control de las licencias de software.

Esto le permitirá una mejor comprensión y la posibilidad de cumplir con el uso del software, eliminando así el riesgo de multas.

4. Obtenga un inventario de software preciso

Con un buen inventario de software, los gerentes pueden saber si un determinado software tiene la licencia adecuada y monitorear si tiene errores o problemas de compatibilidad. De esta forma, el responsable de TI puede actuar de forma proactiva. Un inventario de software también indica si la empresa necesita o no adquirir nuevas licencias, en función de su necesidad real.

5. Registrar correctamente todas las adquisiciones e implementaciones

Al adquirir una licencia de software, los gerentes deben registrarla rápidamente para que el proceso de gestión de activos durante el tiempo que están en el entorno empresarial sea, de hecho, efectivo. No solo se deben registrar los procesos de adquisición, sino también los de implementación.

Con estos procedimientos, la empresa tendrá el control total de los activos que ingresan y se implementan en el entorno.

6. Siga los procesos de retiro de software

En las empresas donde no existe un control efectivo sobre las licencias, los gerentes se olvidan de eliminar el software que ya no se usa o, en algunos casos, simplemente ignoran esta importante tarea.

No te imaginas cuánto planear y monitorear procesos efectivos de retiro de software puede traer muchos beneficios a la empresa, tales como:

Pero lo que probablemente no saben es que la planificación y el seguimiento de procesos efectivos de retiro de software pueden traer muchos beneficios a la empresa, tales como:

  • Optimización de costos: gracias a la reutilización o eliminación de programas informáticos obsoletos o que ya no utilizan los empleados;
  • Mitigación de riesgos: mediante la eliminación adecuada de software de computadoras o servidores, de acuerdo con los derechos de uso establecidos por el proveedor;
  • Actualización de inventario: Los registros de software se mantienen precisos, lo que permite identificar el software que necesita o no comprar.

7. Evaluar periódicamente los derechos de uso

Algunos administradores de TI no concilian los derechos de uso que adquieren con lo que se implementa en el entorno empresarial y terminan pagando un precio poco realista por el software que utilizan los empleados. Por eso necesitan evaluar periódicamente los derechos de uso y ponerse en contacto con los proveedores para adaptarlos a las necesidades de la organización. Este consejo es muy importante para el cajero de la empresa.

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8. Adopte tecnología que ayude a gestionar

Muchas empresas, que controlan las licencias de software, optan por realizar esta tarea de forma manual, a través de hojas de cálculo de Excel. Estos, además de requerir la recolección e inserción manual de datos ? lo que lleva mucho tiempo, además no permiten a los gerentes recopilar información relacionada con el uso de software que es sumamente importante para su toma de decisiones, como por ejemplo:

  • Qué software tiene la empresa;
  • En qué computadoras está instalado el software;
  • Qué software está utilizando el equipo y cuál no;
  • Si el uso de cada software cumple con las licencias;
  • Cuándo se deben renovar las licencias;
  • La fecha de vencimiento de las licencias o la terminación del contrato;
  • Cómo se configuró el software.

Pero al adoptar software de Gestión de activos de TI, como Force 1, los administradores pueden obtener un mejor control de licencias con toda la información de forma automática, independientemente de la cantidad de licencias de software adquiridas.

Gestionar proactivamente cumplimiento de software, evitar la compra excesiva de licencias, optimizar su uso y negociar contratos con proveedores.

¿Seguiste todos nuestros consejos? ¡Ahora es el momento de ponerlos en práctica y controlar adecuadamente las licencias de software en su empresa! ¡Aproveche la oportunidad de conocer nuestra solución o deje sus preguntas en los comentarios!

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