Anyone who thinks of an IT department imagines that their only responsibilities are fixing computers and keeping the network running. Of course, this is part of the routine, but the work of an IT department goes far beyond its responsibilities.
Summary
Entretanto, uma das obrigações fundamentais desses profissionais é a criação e gestão do inventory system de TI, elaborada a partir de ativos de TI (hardware, software e usuários).
No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre isso e qual a importância de uma boa gestão de ativos. Afinal, o que é um sistema de inventário de TI? Acompanhe:
O que são Ativos de TI
O que são ativos de TI no sistema de inventário?
Primeiramente, um ativo de TI é a informação relacionada ao usuário, sistema ou hardware pertencente à empresa e que são usados no decorrer das atividades empresariais. Em resumo, as principais classes de ativos são: hardware, software e usuários.
Estes são agrupados e recebem o nome de inventário ou portfólio. Dentre estas, podem-se criar outras classes de acordo com as peculiaridades da empresa em seu inventário. Confira exemplos de uma destas classes:
Hardware
Nesta classe, estão inseridos os dispositivos (laptop, celulares, tablets, desktops), impressoras, servidores, roteadores. Enfim, tudo aquilo que possui conectividade com a rede, com pessoas ou que gere informação. Similarmente estão inclusos todas as peças de hardware da empresa, como as placas-mãe, processadores, placas de rede, mouse, teclado, monitores, etc.
Software
Neste quesito, em princípio estão presentes as licenças, versões, endpoints, serviços em nuvem e aplicativos. Envolve a coleta de informações acerca de todos os softwares utilizados na empresa, cruzamento de informações e, posteriormente, a tomada de decisões na etapa do gerenciamento de ativos. Em conjunto com o ativo “usuários”, permite a elaboração de políticas para aumento de produtividade (confira este outro artigo sobre o aumento de produtividade).
Usuários
Neste ativo, a equipe de TI coleta dados sobre como os usuários estão acessando seus dispositivos (horário de login e logoff) e quais os programas que estão sendo utilizados (pela tela ativa, por exemplo). Isso significa que o ativo “usuário” mede a produtividade dentro da empresa.
A exemplo de um estoque, não basta saber o que há dentro do armazém. Ou seja, é necessário que as informações sobre os ativos sejam utilizadas em favor da empresa. E esta é a atribuição do gerenciamento de ativos de TI.
Gestão de ativos de TI
Primordialmente, É na gestão dos ativos que está a responsabilidade da equipe de TI, no desenvolvimento e manutenção de políticas, padrões, processos, sistemas e medidas que se relacionem de forma coerente com o portfólio da empresa quanto aos riscos, custos e controles. O controle destes ativos ou gestão de ativos é, então, o conjunto de práticas que reduzem os gastos e otimizam as estratégias de decisões dentro do departamento de TI e ao mesmo tempo em aumenta o entendimento do valor de negócio da própria TI.
Inventário dos ativos
Essa gestão envolve coletar e realizar um inventário dos ativos. Com um controle rígido, obtêm-se um aproveitamento mais eficiente dos recursos, elimina desperdícios, gastos futuros e aumenta a eficiência. Um exemplo disso é o acompanhamento do ciclo de vida dos softwares. É a função da gestão de ativos não permitir que licenças expirem, que serviços em nuvem sejam renovados desnecessariamente e evitar que versões obsoletas de softwares continuem sendo usadas.
Neste cenário podemos ilustrar a seguinte situação. Caso exista a necessidade de compra de novas licenças, uma consulta ao inventário de software permitirá analisar quantas licenças estão ociosas. Dessa maneira, o gestor pode adquirir apenas a diferença, economizando e otimizando o uso de software. Isso também é válido para hardwares ociosos.
Pela sua complexidade, uma gestão de inventário com qualidade é realizada por meio de softwares especializados. Estes Softwares comprometem-se em agregar os novos ativos de forma automatizada, manter controle sobre o ciclo de vida de todos os ativos e gerar relatórios elaborados sobre isso.
Contudo, uma boa gestão de ativos só é possível com a colaboração de toda equipe e principalmente da alta gerência. Como gestor de TI, é seu dever elaborar um bom planejamento e apresentar todos os benefícios da gestão desses ativos de forma a justificar a obtenção de um software especializado. Com certeza sua empresa não irá se arrepender.
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